V dnešní době existují tlusté knihy široce popisující řízení rizik a související použití komplikovaných (např. statistických) metod, což vede jen k tomu, že ve většině případů manažeři rizika systematicky neřeší vůbec. TENTO článek se to snaží změnit! Níže vám přináším minimalistický přístup řízení rizik, který je reálně využitelný na 95% projektů a pomůže vám je úspěšně dodat.
Trocha nezbytné teorie
Co je to řízení rizik
Řízení rizik je systematická snaha zajistit, aby se přicházející rizika nenaplnila, a pokud opravdu nastanou, budeme schopni se s nimi vypořádat s minimálními negativními dopady. Někdy se odděluje řízení rizik #riskmanagement a řízení problémů #issuemanagement, ale v praxi je téměř zbytečné tyto aktivity oddělovat.
Co je to riziko a co je to issue
Je důležité být schopný jasně odlišit riziko od issue, protože každé se řeší jiným způsobem. Navíc se tato znalost hodí, protože rozdíl mezi rizikem a issue je nejčastější otázkou na pohovoru pro projektové manažery.
Riziko
Riziko je potenciální problém, který může ale nemusí v budoucnu nastat
Definujeme to pravděpodobností, se kterou nastane a mírou dopadu, kterou způsobí, pokud nastane
Issue
Issue je problém, který již nastal a působí na náš projekt v přítomnosti negativně
Můžeme ho chápat jako původní riziko, které již nastalo nebo riziko se 100% pravděpodobností
Popisuje se mírou dopadu
Jak řídit rizika a issues v praxi na projektu
Abychom předcházeli rizikovým situacím, stačí v minimalistickém pojetí pravidelně vykonávat 4 aktivity, s jejichž pomocí zvýšíme úspěšnost projektu.
Sbírat rizika a issues
Evidovat rizika a issues
Řešit rizika issues
Vyhodnocovat / revidovat rizika a issues
1) Sběr rizik a issues
Ještě dříve než projekt začne, bychom si měli dát dohromady úvodní seznam potenciálních rizik. A to typicky jako součást obchodního případu #businesscase. Poté sbíráme i rizika v průběhu projektu. Klasickou chybou je to, že náměty na rizika přináší pouze projektový manažer. Ideálně byste je měli získávat různými způsoby:
Od všech zúčastněných na projektu, například formou brainstormingu
Inspirací z dříve realizovaných projektů, které mají podobný charakter
Z vlastních obav, které ohledně projektu máte
Rozčleněním projektu na menší části či úkoly si uvědomit rizika spojená z každou jeho částí
Ve velkých korporacích probíhají pravidelné kontroly kvality, které identifikují další rizika (audity, quality assurance apod.)
Sběr rizik by měl probíhat kontinuálně. Pokud nejste zvyklí si psát rizika v moment, kdy se objeví, dělejte to v pravidelných intervalech tak, že si dáte do svého task-listu pravidelný úkol jednou týdne rizika doplnit.
2) Evidence rizik a issues
Abyste byli schopni s riziky a issues pracovat, je vhodné si vytvořit přehlednou evidenci, kde budou jasně vidět základní parametry. Stačí jednoduchá excelová tabulka dle struktury naznačené níže. Šablona ke stažení je k dispozici pod ní.
Šablona zdarma: Risk & Issues log
3) Řešení rizik a issues
Ráno, když si plánuji den a rozhoduji se, které úkoly v průběhu dne odbavím, vyberu jedno riziko či issue, které budu daný den řešit. Nemusím ho nutně vyřešit úplně, protože jde typicky o složitější problémy, ale snažím se ho posunout dále. Doporučuji dělat to samé. Každý den posuňte kupředu či vyřešte jedno riziko či issue a budete dělat pro řízení rizik více, než naprostá většina manažerů.
4) Vyhodnocení / revize rizik a issues
Pravidelně, například jednou týdně, si obě tabulky s riziky a issues projděte a zkontrolujte, zda je riziko či problém stále platný nebo ho lze uzavřít. Dále pak, zda se nezměnil nějaký z parametrů, například se nezvýšila pravděpodobnost.
+ BONUS
Vyhněte se časté chybě, kterou jsem dělal i já, kdy se riziko popíše polovičatě bez zmínění negativního dopadu/hrozby. To vede ke zmatení a volbě špatné nápravy.
Špatně: Riziko odchodu 2 testerů.
Správně: Riziko odchodu 2 testerů způsobí zpoždění dodávky pro zákazníka cca o 3 týdny.