Řízení rizik projektu je důležitou oblastí projektového řízení, a současně místem, kde děláme v praxi mnoho chyb. Na druhou stranu lze tyto nedostatky velmi rychle vymýtit tím, že si chybu uvědomíme a budeme znát cestu k nápravě. Přesně k tomu vám stačí přečíst tento článek 10 nejčastějších chyb při řízení rizik projektu.
1) Když popisujeme riziko, zapomínáme zmínit jeho dopad
Proč je to problém?
Často popíšeme riziko způsobem A:"Hrozí, že bude nedostatek práce pro tým" místo toho, abychom popsali riziko způsobem B:"Hrozí nedostatek práce pro tým, který způsobí, že tito živnostnici budou posláni krátkodobě domů a v době prostojů si najdou práci jinde". U A, kde není zmíněn dopad, bychom pak mohli zvolit špatné nápravné opatření.
Jak to napravit?
Popisujme riziko vždy formou "Kvůli riziku X hrozí dopad Y.
2) Řízení rizik omezujeme na evidenci v tabulce, kterou otevřeme jen jednou za dlouhou dobu
Proč je to problém?
Řízení rizik má jediný účel, a to zvýšit šance úspěšnosti projektu, které ale takto nedosáhnete. Jediný přínos by maximálně byl obstát před auditem či nadřízeným a to ještě s otazníkem.
Jak to napravit?
Pouze evidovat rizika nestačí. Je třeba dělat pravidelně 4 kroky (rizika sbírat, evidovat, řešit, vyhodnocovat/revidovat). Pokud chybí jen jeden z prvních třech kroků, nepřinášíte hodnotu projektu skrze řízení rizik a samotná evidence postrádá smysl. Jak vykonávat tyto 4 kroky je popsáno v článku tady.
3) Do evidence rizik přispívá pouze projektový manažer
Proč je to problém?
Pokud bude do evidence rizik přispívat pouze PM, což se často děje, budou vám opakovaně unikat hrozby, které se vám později vymstí. Stanou se z nich faktické problémy, které se mnohem hůře řeší.
Jak to napravit?
Sbírejte rizika od všech členů týmu, a to různou formou. Ptejte se jich na 1:1 schůzkách nebo na týmových schůzkách. Pravidelně organizujte Retrospektivy, kde probíráte zpětnou vazbu a obavy týmu ve vztahu k projektu. Jak na retrospektivy jsem shrnul v následujícím článku.
4) Jako vlastníka rizika volíme pouze projektového manažera
Proč je to problém?
Manažer by měl práci smysluplně a rovnoměrně delegovat. To se bohužel ve většině případů neděje a téměř všechna rizika má na sobě jako řešitel / owner napsaná PM. To vede pouze k tomu, že stihne vyřešit jen část rizik a manažer je zbytečně přetížený.
Jak to napravit?
Prohlédněte si evidenci rizik. Pokud se vám příliš často opakuje jeden vlastník rizika u otevřených rizik, rozdělte řešitele rovnoměrněji.
5) Mažeme uzavřená rizika z evidence
Proč je to problém?
Pokud vyřešíte riziko nebo z jakéhokoliv důvodu přestane být platné, pouze ho dejte do stavu "closed", ale nikdy ho nemažete. Důvodem je přehlednost umožňující se zpětně podívat, zda se daná věc řešila + jde o ideální zdroj inspirace pro ostatní projekty.
Jak to napravit?
Když riziko přestane být platné, měli bychom v evidenci pouze změnit jeho stav na uzavřeno/closed. Pro přehlednost se pak dá filtrovat mezi riziky podle jejich stavu. Přehlednou evidenci, která vám k tomuto pomůže je pro vás připravená tady.
6) U rizik si předem nepopíšeme kroky k jejich zmírnění
Proč je to problém?
Z pravidla dokážeme naše nápady objektivně vyhodnotit, až když je dáme na papír. Nesnažte si evidování rizik ulehčit jako většina ostatních tím, že přeskočíte popis, jak riziko odstranit/zmírnit. Pokud tak učiníte, budete riziko fixovat pouze ad hoc nepromyšlenými kroky a nebudete v budoucnu moci využít váš postup v dalších projektech.
Jak to napravit?
Nepřeskakujte sloupec "Mitigation steps". V době zapsání nebo do týdne během první revize rizik si ke všem rizikům doplňte alespoň úvodní kroky, které povedou ke zmírnění rizika.
7) V korporacích příliš byrokratizujeme řízení rizik
Proč je to problém?
Zbytečná pravidla, na která narazíte například v bankách jako "nesmíte uzavřít riziko v evidenci bez kontroly čtyř očí", odvádějí vaší pozornost od reálného řešení problémů k administrativě bez valného přínosu.
Jak to napravit?
Pro řízení rizik si nastavte minimum pravidel. Stačí opakovat 4 aktivity => sbírat rizika, evidovat rizika, řešit rizika a revidovat je. Jak na to je popsáno zde.
8) Špatně pracujeme s prioritou rizik
Proč je to problém?
U priority rizik děláme 3 klasické chyby.
Vymýšlíme si vlastní kategorie priorit, které nám nedokáží jednoznačně říct, jaké riziko je prioritní (jaký má dopad) a jaký je mezi riziky vztah, např. super důležité, mega důležité,...
Rizika evidujeme, ale nevyplňujeme dopad, což vede k tomu, že řešíme taková rizika, která nejsou prioritní
Prioritu určíme správně, ale když si vybíráme, které riziko budeme řešit, nebere si to prioritní
Jak to napravit?
Pracujte se standardními kategoriemi jako Critical, High, Medium, Low. Doporučuji tuto šablonu
Vždy při evidenci hned vyplňte míru dopadu a pravděpodobnost
Odbavujte rizika od těch nejprioritnějších
9) Rizika hledáme pouze uvnitř projektu
Proč je to problém?
Když zvažujeme možná rizika, máme tendenci se dívat pouze na to, co se děje uvnitř projektu. Proto s projektem nejvíce hýbou rizika, která přicházejí z vnějšku, a která jsme původně nečekali.
Jak to napravit?
Při sběru rizik zvažme mimo jiné tyto oblasti:
Okolní projekty (sdílené zdroje, závislosti)
Podpora a priority vedení
Zákazník a jeho očekávání
Klíčoví lidé pro projekt, kteří se nacházejí mimo něj
Změny trhu produktu
Změny trhu práce
Kulturní vlivy
Změny původních předpokladů / obchodního případu
10) Zaměňujeme příčinu rizika, událost či dopad rizika
Proč je to problém?
Pokud zaměníme příčinu za symptom, budeme řešit pouze symptom s tím, že je pak hotovo a vlastní riziko zůstane nezažehnané. Následně se průšvih projeví po nějaké době znovu s větším dopadem.
Jak to napravit?
Vždy si pokládejte otázku, zda neřešíte pouze symptom problému, ale jeho pravou příčinu.