• LinkedIn - Black Circle

© 2019 by David Šimůnek, Praha

4 kroky, jak efektivně řídit rizika na projektu (+ šablona)

Aktualizace: 6. led 2019


V dnešní době existují tlusté knihy široce popisující řízení rizik a související použití komplikovaných (např. statistických) metod, což vede jen k tomu, že ve většině případů manažeři rizika systematicky neřeší vůbec. TENTO článek se to snaží změnit! Níže vám přináším minimalistický přístup řízení rizik, který je reálně využitelný na 95% projektů a pomůže vám je úspěšně dodat.


Trocha nezbytné teorie


Co je to řízení rizik

Řízení rizik je systematická snaha zajistit, aby se přicházející rizika nenaplnila, a pokud opravdu nastanou, budeme schopni se s nimi vypořádat s minimálními negativními dopady. Někdy se odděluje řízení rizik #riskmanagement a řízení problémů #issuemanagement, ale v praxi je téměř zbytečné tyto aktivity oddělovat.


Co je to riziko a co je to issue

Je důležité být schopný jasně odlišit riziko od issue, protože každé se řeší jiným způsobem. Navíc se tato znalost hodí, protože rozdíl mezi rizikem a issue je nejčastější otázkou na pohovoru pro projektové manažery.


Riziko

  • Riziko je potenciální problém, který může ale nemusí v budoucnu nastat

  • Definujeme to pravděpodobností, se kterou nastane a mírou dopadu, kterou způsobí, pokud nastane

Issue

  • Issue je problém, který již nastal a působí na náš projekt v přítomnosti negativně

  • Můžeme ho chápat jako původní riziko, které již nastalo nebo riziko se 100% pravděpodobností

  • Popisuje se mírou dopadu

Jak řídit rizika a issues v praxi na projektu

Abychom předcházeli rizikovým situacím, stačí v minimalistickém pojetí pravidelně vykonávat 4 aktivity, s jejichž pomocí zvýšíme úspěšnost projektu.


  1. Sbírat rizika a issues

  2. Evidovat rizika a issues

  3. Řešit rizika issues

  4. Vyhodnocovat / revidovat rizika a issues


1) Sběr rizik a issues

Ještě dříve než projekt začne, bychom si měli dát dohromady úvodní seznam potenciálních rizik. A to typicky jako součást obchodního případu #businesscase. Poté sbíráme i rizika v průběhu projektu. Klasickou chybou je to, že náměty na rizika přináší pouze projektový manažer. Ideálně byste je měli získávat různými způsoby:

  • Od všech zúčastněných na projektu, například formou brainstormingu

  • Inspirací z dříve realizovaných projektů, které mají podobný charakter

  • Z vlastních obav, které ohledně projektu máte

  • Rozčleněním projektu na menší části či úkoly si uvědomit rizika spojená z každou jeho částí

  • Ve velkých korporacích probíhají pravidelné kontroly kvality, které identifikují další rizika (audity, quality assurance apod.)

Sběr rizik by měl probíhat kontinuálně. Pokud nejste zvyklí si psát rizika v moment, kdy se objeví, dělejte to v pravidelných intervalech tak, že si dáte do svého task-listu pravidelný úkol jednou týdne rizika doplnit.


2) Evidence rizik a issues

Abyste byli schopni s riziky a issues pracovat, je vhodné si vytvořit přehlednou evidenci, kde budou jasně vidět základní parametry. Stačí jednoduchá excelová tabulka dle struktury naznačené níže. Šablona ke stažení je k dispozici pod ní.


Evidence RIZIK

Evidence ISSUEs

Šablona zdarma: Risk & Issues log


3) Řešení rizik a issues

Ráno, když si plánuji den a rozhoduji se, které úkoly v průběhu dne odbavím, vyberu jedno riziko či issue, které budu daný den řešit. Nemusím ho nutně vyřešit úplně, protože jde typicky o složitější problémy, ale snažím se ho posunout dále. Doporučuji dělat to samé. Každý den posuňte kupředu či vyřešte jedno riziko či issue a budete dělat pro řízení rizik více, než naprostá většina manažerů.


4) Vyhodnocení / revize rizik a issues

Pravidelně, například jednou týdně, si obě tabulky s riziky a issues projděte a zkontrolujte, zda je riziko či problém stále platný nebo ho lze uzavřít. Dále pak, zda se nezměnil nějaký z parametrů, například se nezvýšila pravděpodobnost.


+ BONUS

Vyhněte se časté chybě, kterou jsem dělal i já, kdy se riziko popíše polovičatě bez zmínění negativního dopadu/hrozby. To vede ke zmatení a volbě špatné nápravy.

Špatně: Riziko odchodu 2 testerů.

Správně: Riziko odchodu 2 testerů způsobí zpoždění dodávky pro zákazníka cca o 3 týdny.