Agile radí kolokaci, jsou distribuované týmy nevhodné?

Aktualizace: dub 6

Jedna z praktik spojovaných s agilním vývojem je takzvaná kolokace. Ta nám říká, že pokud chceme maximalizovat produktivitu našeho týmu, je žádoucí, aby lidé pracovali fyzicky blízko sebe. Téma kolokace je přesto mnohem rozmanitější než tato jednoduchá rada a obsahuje řadu otázek.


Co říkají o kolokaci Agile, Scrum a další metodiky

Agile, který k nám promlouvá skrze dokument Agile Manifesto, kolokaci explicitně nezmiňuje, avšak vyzdvihuje komunikaci tváří v tvář jako tu nejefektivnější (agilemanifesto.org). Přesto bychom vždy měli vnímat informace a události v kontextu doby. Zatímco Agile Manifesto bylo publikováno v únoru roku 2001, tak například Microsoft Teams, typický zástupce nástrojů vzdálené spolupráce, vznikl až o 16 let později. Hranice mezi blízkou a vzdálenou spoluprací se v mezidobí částečně setřela.


Scrum metodika zachycená v takzvaných Scrum Guides o kolokaci, ang. colocation, nehovoří vůbec (scrumguides.org).

DSDM oproti tomu vyzdvihuje přínosy kolokace opakovaně (DSDM: Business Focused Development). Doporučuje ideálně dát dohromady i ty, kteří produkt tvoří spolu s uživateli produktu nebo jejich zástupci. A to nejlépe ve formě, kdy tým pracuje okolo jednoho velkého stolu nebo stolů spojených, dále doplněné o pár separátních míst pro chvíle, kdy se někdo potřebuje odpojit od týmu. Taková varianta je pro spolupráci týmu optimální (agilebusiness.org). Extreme Programming přímo hlásá “seďte dohromady”, osobní kontakt vede k produktivnímu projektu (Extreme Programming Explained: Embrace Change).


>> Co je práce Agilního kouče? <<

Co říkají o kolokaci vybrané společnosti

Pokud doporučení metodik považujete pouze za teorii, kterou je třeba brát s rezervou a je pro vás směrodatná především praxe, podívejme se na pionýry v organizace práce.

Jeden ze známých kroků v oblasti kolokace podnikla například Marissa Mayer, která v roce 2013 z pozice CEO ukončila možnost práce z domova ve společnosti Yahoo, aby zlepšila míru spolupráce a firemní kultury.

Propagátorem opačného přístupu je společnost Basecamp, která sama od svého vzniku úspěšně funguje formou vzdálené spolupráce a tuto myšlenku šíří skrze svůj produkt i knihy jako je Remote: Office Not Required.

Zkušenost společností nám opakovaně říká, že obě varianty, jak kolokované, tak distribuované týmy, mohou přinášet specifické výhody. Pravdou však je, že benefity distribuovaných týmů jsou z pravidla spojené s tím, že tento model byl u týmů zamýšlený už od jejich počátku. Více si k tomu řekneme v části výhod.


Co říkají o kolokaci a vzdálené práci studie

Teorie metodik i politická rozhodnutí firem jsou pro vás málo? Chcete je doplnit o výstupy ze srovnání a měření? Relevantní studie nám mohou pomoci dokreslit si obrázek.

An Examination of Team Effectiveness in Distributed and Co-located Engineering Teams

  • Kvalita výstupů týmu závisí mimo jiné na charakteru práce, které se věnuje. Distribuované týmy jsou efektivnější při práci skládající se z konkrétních dílčích úkolů, jinými slovy individuální práce, která nevyžaduje spolupráci. Naopak kolokované týmy jsou efektivnější v řešení problémů, tedy při práci zahrnující kreativní složku a vyžadují spolupráci.

How organizations support distributed project teams: Key dimensions and their impact on decision making and teamwork effectiveness

  • O tom, zda bude vzdálená práce efektivní ve velkém záleží na kvalitě vašich lidí

  • Klíčovým faktorem úspěchu vzdálené práce jsou dostupné nástroje

  • Vzdáleně pracujícím týmům je třeba dát velkou míru autonomie

Leadership Dynamics in Partially Distributed Teams: An Exploratory Study of the Effects of Configuration and Distance

  • Významnou úlohu v odstraňování bariér musejí hrát “vedoucí” týmu


Supporting the development of shared understanding in distributed design teams


  • Proškolení týmu na vzdálenou práci má velmi příznivý dopad na fungování

  • Týmy s různorodými lidmi mají větší problémy ve spolupráci na dálku. (poznámka autora: V Agile je typicky snaha o vysokou diverzitu lidí v týmu, protože pozitivně ovlivňuje výsledný produkt. Při vzdálené práci toto může působit problémy)

Working Together In "War Rooms" Doubles Teams' Productivity, University Of Michigan

  • Aplikace principu kolokace ve formě “War Rooms” přináší oproti tradičním kancelářím násobně vyšší výkonnost spolupracujícího týmu


Co jsou to “War Rooms”

Takzvaná “válečná místnost” je konkrétní a ultimátní aplikací kolokace pro chvíle, kdy potřebujeme být maximálně efektivní při řešení společného úkolu, typicky při krátkodobých aktivitách jako je spuštění nové služby s velkým dopadem. Nejde o inovaci, ale funkční nástroj převzatý z armády, známý také jako situační místnost či velitelské středisko. Jde o je centralizované místo setkání, kde se projektové týmy a zúčastněné strany mohou lokalizovat a vizuálně komunikovat projektové aktivity.

Pointou je fyzicky shromáždit celý tým do jedné místnosti, kde pracuje, aby se usnadnila komunikace, reportování a řešení problémů a rizik. Rázem vidíte, kdo je přítomný a vytížený. Lépe se šíří informace díky tomu, že můžete naslouchat diskuzi ostatních. V režimu “War Rooms” se typicky ruší ostatní schůzky a zajišťuje se lidem jídlo, aby se minimalizovala fluktuace.

Benefity a motivace pro kolokované týmy

  • Nejlepší model pro spolupráci týmu a řešení komplexních problémů

  • Komunikace tváří v tvář zajišťuje nejbohatší a nejpřesnější komunikaci, která snižuje režii dokumentace a zabraňuje chybám

  • Multifunkčnost našich zařízení přináší nepozornost, tu pomáhá kolokace redukovat. Například na schůzkách můžeme zavést pravidlo, že v jejím průběhu mají všichni účastníci zavřené notebooky a odložené telefony, abychom zajistili maximální soustředění. Při vzdálených schůzkách toto není možné.

  • U vývojových (IT) projektů kolokace pomáhá zapojení testingu v rané fázi vývoje

  • Ideální pro budování vztahů a tvorbu důvěry. To se promítá do míry spolupráce a loajality

  • Slušnější komunikace. Mnozí z nás si v nepřímé komunikaci dovolí mnohem hrubší chování oproti rozhovoru tváří v tvář. Taky znáte takové lidi?


Benefity a motivace pro distribuované týmy

  • Úspora operativních nákladů společnosti, především na pracovní prostory*

  • Širší výběr kandidátů díky nezávislosti na jedné lokalitě. To může přinést kvalitnější tým či jeho rychlejší stavbu*

  • Úspora času na každodenní cestování. Někteří místo cestování preferují pracovat o to déle

  • Vyšší produktivita v oblastech, kde pracujeme individuálně a potřebujeme klid

* Tyto cíle jsou vyhledávány především ve fázi návrhu týmu, ještě před jejich vznikem


Závěr

Je jednoznačné, že porovnáváme-li stejný tým při práci z jednoho místa a při práci vzdáleně, bude z pravila kolokovaný tým produktivnější při aktivitách vyžadujících spolupráci. Původní otázka tedy stále platí: "Jsou tedy distribuované nevýhodné?" Odpověď zní, ve specifických situacích dokáží být naopak výhodnější, a proto mají svůj smysl.


První specifickou situací je model, kdy je tým spíše organizační jednotkou a lidé pracují převážně individuálně. Například tým účetních, jehož členové těží z klidu na práci. Druhá specifická situace nastává, když plánuji distribuovaný tým ideálně od začátku a díky nezávislosti na lokalitě nacházím kvalitnější lidi do týmu.

Lze čekat, že tradiční kanceláře budou ubývat ve prospěch vzdálených týmů. Proto je úkolem společností, snažit se vytěžit maximum benefitů a omezit rizika. Jedno konkrétní riziko, které si dovolím na závěr předpovědět, je vyšší fluktuace lidí.


>> Co je práce Agilního kouče? <<


Předpokládám, že nárůst distribuované spolupráce může vyvolat další zkracování času stráveného u jedné společnosti, protože k ní ani svému týmu nebudeme mít takový vztah. Mnohdy nás dnes například zlobí zaměstnavatel, ale zůstáváme kvůli skvělému kolektivu, toto opadne. V konečném důsledku se tak urychlí přechod k individuálním profesionálům, kteří se dají dohromady vždy jen pro společný projekt a budou více nezávislí.


Příklon ke vzdálené práci bude výzvou pro firmy, která pro ně může skončit vyšší či nižší efektivitou, pro "zaměstnance" flexibilnější situací, a po lidské stránce dalším krokem k mělkým vztahům, což je známá cena za technologie.

  • LinkedIn - Black Circle

© 2019 by David Šimůnek, Praha