Jeden z dobrých způsobů, jak zvýšit šanci na úspěšné dokončení projektu, je A) vypsat si jeho jednotlivé části a B) nakreslit si je v čase. Nejosvědčenější způsob, jak toho docílit je takzvaný Ganttův diagram, se kterým přišel strojní inženýr jménem Henry již před více než 100 lety. Podívejme se, co nám přinesl.
Co je Ganttův diagram
Ganttův diagram je nákres, který nám pomáhá si uvědomit časovou náročnost projektu a jeho jednotlivých částí. Jeho smyslem je pomoci plánovat, řídit a kontrolovat projekt. Navíc přehledně ukazuje návaznost jednotlivých částí projektu.
Přestože před sto lety kreslili „gantta“ na papír, dnes existuje spousta sofistikovaných aplikací, které práci velmi usnadňují jako například:
TeamGantt: odkaz na teamgantt.com
Easy Projects: odkaz na easyprojects.net
Microsoft Project: odkaz na Office
Jak vzniknul Ganttův diagram
Původní Ganttův diagram patří mezi inovace, které vzešly z období války, a to konkrétně první světové války. V její pozdější fázi najal generál Crozier konzultanta Henryho L. Gantta, aby pomohl organizovat přípravy vstupu Spojených států do válečného konfliktu (OnePager, 2014).
Ten přišel s vylepšením vlastního grafu, který v základu navrhl již před válkou. To zahrnovalo svislý soupis výstupů projektu s nakreslenou délkou jejich dodání. Obrázek navíc zachycoval porovnání reality a původního slibu.
Generál Crozier byl diagramem nadšen a šířil jeho využívání i mimo oblast, které velel. Postupně se využití forem Ganttova diagramu šířilo americkou armádou, například i do letecké výroby a jak sami dnes víme, postupně se dostalo do každodenního řízení civilního sektoru.
Jak Ganttův diagram používat
Základní použití diagramu je ideální pro široké spektrum projektů od stavbu domu až po vývoj komplikovaných aplikací. V jednoduchosti je vhodné následovat tyto kroky:
Vypsat si úkoly, které vedou k dodání projektu nebo výstupy, které jsou k dodání projektu potřeba
Seřadit si úkoly/výstupy chronologicky, jak by měly jít v čase.
Odhadnout délku jednotlivých úkolů/výstupů
Nikdy nejde nic dle původních plánů. Přidejte si k odhadům adekvátní rezervu. Ať už k jednotlivým úkolům nebo celému projektu nakonec
Zakreslete si délky jednotlivých úkolů/výstupů a šipkami pospojujte závislé úkoly
Vyznačit si očekávaný konec projektu
Šablona ke stažení
Aplikací postavených na Ganttu je velká spousta. Praxe ukazuje, že i když máme k dispozici jednu z nich, nakonec typicky saháme po excelové verzi, se kterou se nám hezky pracuje a pro naprostou většinu případů stačí. Moji šablonu najdete zdarma ke stažení zde: Link
Kdy je dobré naopak použít aplikaci? 1) Pokud velmi často upravujete plán. 2) Pokud potřebujete udržovat spoustu závislostí mezi projektovými úkoly nebo ostatními projekty. 3) Když chcete v plánu evidovat další informace jako jsou kapacity.
Proč diagram pana Gantta používat
Nastavujeme očekávání pro okolí i projektový tým
Pomáhá nám uvědomit si, které úkoly je potřeba udělat pro dodání projektu
Pomáhá nám uvědomit si závislosti mezi úkoly projektu nebo projektem a jeho okolím
Dokážeme předem určit, zda je projekt ve zpoždění
Pár tipů ke Ganttu
IT projekty standardně překročí plán o 27 % (HBR, 2011). Proto je chytré pracovat s časovou rezervou 20-30%
Psst, tým, který o rezervě ví, má větší tendenci s rezervou pracovat a spotřebovat ji
Hlavně pragmaticky a jednoduše. Pro většinu z nás je ideální minimalistická excelová verze (výše). Já vím, že každý druhý z vás je hračička, který bude chtít strávit 10 hodin času hledáním top appky. To já dříve taky. Čas věnujte týmu.
Nedělejte chybu většiny projektových manažerů, kteří vytvoří plán, ale jejich tým ho nikdy neuvidí. Ať je pěkně vidět, třeba na zdi.
POKUD SE VÁM ČLÁNEK LÍBIL, PROSÍM O SDÍLENÍ