• LinkedIn - Black Circle

© 2019 by David Šimůnek, Praha

Jak si uspořádat poznámky

Aktualizace: 2. led 2019

#poznamky #produktivita #informacnivyhoda #taskmanagement #system

Pravidelně se ptám na zpětnou vazbu. Jedno z pozitiv, které opakovaně slyším ze svých týmů a pracovního okolí je "že si všechno píšeš a nic nám tak nezapadne a máme v různých situacích informační výhodu" oproti okolí nebo zmiňují způsob práce s poznámkami jako takový. Podívejte se, zda může fungovat i pro vás.

ONENOTE JAKO ZÁKLAD VŠEHO

I když největší přidanou hodnotou je způsob organizace poznámek a práce se šablonou, výběr samotné platformy je rovněž klíčový. Za poslední roky jsem vyzkoušel vícero možností, z nichž mnohé stojí za vyzkoušení, ale nic nakonec nepřekonalo Microsoft OneNote. Pár příkladů:

  • #ZohoNotebook vypadá krásně a hezky verzuje, ale je pomalý a chybuje

  • #GoogleKeep je skvělý nástroj, ale na něco jiného. Není vhodný na systematické ukládání rozsáhlejších poznámek

  • #Evernote toho umí spoustu, ale několikrát mě potopil tím, že se mi vytratily poznámky

  • #OneNote má skvělé vyhledávání, skvěle se strukturuje poznámky, je vhodný i pro ručně psané poznámky a práce na mobilním zařízení je spolehlivá. Proto nakonec vždy vítězí.


JEDEN LIST NA KAŽDÝ DENNikdy nemíchám dny dohromady. Každý den má svůj list, který se podle něj jmenuje. Tyto listy mám v jednotlivých záložkách, které jsou dělené po měsících. Výsledkem je skvělá přehlednost. Potřebuji se podívat, co se řešilo před týdnem na schůzce? Hned vím, kam kliknout. Potřebuji se podívat, zda jsem udělal na začátku minulého týdne nějaký konkrétní úkol? Hned vím, kde to najdu.


Systém poznámek pro produktivitu

Tento systém je ideální pro i konzultanty a všechny další, kteří si musejí pravidelně vykazovat práci. Na konci týdne už často přesně nevíme, co se řešilo v pondělí a na čem jsme pracovali. Takto máme přehledné info.


NA KAŽDÉM LISTU VŠE DŮLEŽITÉMojí preferencí je mít vše na jednom místě, a navíc jednoduše. Postupně jsem se naučil pracovat s následujícími bloky, které jsou pro mě nezbytné pro produktivní den.


Jak psát poznámky pro efektivní práci

Úkoly

Jednou z hlavních částí je přehled úkolů, které jsem si na daný den naplánoval. Sedí mi systém #ZenToDone, proto mám úkoly rozdělené na Kameny, což jsou úkoly s nejvyšší prioritou, které se snažím odbavit ASAP a neodsouvat je. Dále pak Basic neboli standardní úkoly a Additional, což můžeme jinými slovy pojmenovat jako Nice-to-have. I velikost boxu má svůj smysl, snažím se nepřesáhnout hranice, tedy nedávat si na den více úkolů, než se vejde.


Notes

Notes je největší prostor věnovaný přípravám na schůzky, poznámkám ze schůzek a poznámkám ze samostatných úkolů. Vše jednoduše odděleno Bold nadpisem. Píši si všechno. Tady dlouhodobě vzniká informační výhoda.


Lessons learned

Zajímavé pole, které nám připomíná důležitou informaci nebo zkušenost, která se k nám dostala. Přínosné je i vidět to, když máme pole příliš často prázdné. Je to výborný indikátor toho, že málo hledáme ponaučení ve zkušenostech, které zažíváme. A to je přesně princip #ContinuousImprovement


Team tasks / Others

Prostor věnovaný věcem, které potřebuji řešit se svým týmem. Také prostor pro ostatní věci jako například nepracovní úkoly, které chci v průběhu dne odbavit (objednat se k lékaři etc.). Jde v podstatě o variabilní pole, které si každý může ohnout své profesi.


UŽITEK OSVĚDČENÉHO SYSTÉMU

aneb proč to takhle dělat:

  • Přehlednost a výborná schopnost vyhledávání

  • Informační převaha

  • Napomáhá neustálému zlepšování

  • Není třeba překlikávat, všechno je na jednom místě

Líbil se vám tento článek?

↓ Sdílejte kliknutím na tlačítko NÍŽE / Přihlašte se k odběru DOLE ↓