Jak efektivně pracovat s úkoly

Aktualizace: 2. led 2019

#taskmanagement #produktivita #priority #GTD #úkolnicek

Každý den se v práci objevuje spousta úkolů, na kterých se musí postupně pracovat, a které je třeba dříve nebo později odbavit. Tahle jednoduchá metoda (PQTL) vám může usnadnit stejně jako mně "dělat správné věci".

CO JE PRIORITY QUADRANT TASK LIST?

Priority quadrant je způsob evidence úkolů, který vám pomůže, abyste nepřeskakovali zásadní úkoly, řešili je dle jejich priority a přemýšleli nad nimi správným způsobem.

JAK ZAČÍT VYUŽÍVAT PQTL?

Častou chybou, kterou děláme, je zaměňování urgentních a důležitých úkolů, protože je vzájemně neodlišujeme. Proto pro správnou práci s úkoly je důležité vždy zhodnotit tyto dvě kritéria, tedy jejich urgenci a důležitost. Tato kritéria pak společně určují prioritu každého úkolu a vytvářejí nám 4 kombinace možností:


Urgent & Important

Skupina s klíčovými aktivitami, kterými se snažím začínat den a odbavit ideálně 2 denně.


Urgent & Unimportant

Úkoly, které nejsou klíčové, ale měly by být odbavené co nejdříve, protože mají brzký deadline, čekají na ně ostatní apod. Jsou pro mě v pořadí 2.


Non-urgent & Important

Úkoly s velkým dopadem, na které je vhodné si udělat čas později či nyní nemá smysl se jimi ještě zabývat.


Non-urgent & Unimportant

Typicky úkoly ala "bylo by hezké udělat" bez zásadního dopadu a přínosu. Často jde o formality. Zde platí, že úkoly je odsud možné umazávat. Dokonce se v rámci efektivity snažím dodržet pravidlo, že zde každý den 1 úkol smažu a rozhodnu se ho vůbec nedělat. #knowyourpriorities


Kvadranty pro prioritizaci úkolů


Abychom úkoly mohli podle těchto kritérií roztřídit, používá se připravená tabulka se čtyřmi kvadranty. Kdykoliv se na mě objeví úkol, zapíši ho do jednoho že čtyř kvadrantů dle jeho urgence a důležitosti. Výsledkem je přehledný balík úkolů #backlog, ze kterého je možné postupně odebírat, a to vždy s ohledem na prioritu. Soustředíme se na "Urgent & Important" a "Non-urgent & Unimportant" si můžeme dovolit nedělat vůbec.


Ukázka zvýšení produktivity

PROČ VYUŽÍVAT QUADRANT TASK LIST?

aneb co tenhle trik přináší:

  • Pomáhá odlišit, co je urgentní a co důležité

  • Pomáhá si ujasnit priority

  • Omezíte prokrastinaci prací na méně důležitých úkolech

  • Budete mít více času

  • LinkedIn - Black Circle

© 2019 by David Šimůnek, Praha